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SGS Academy管理學院為關懷長期以來一路相挺的企業夥伴需求,並幫助夥伴成就個人及組織的核心優勢,將展開一系列的專欄分享,開設PDU課程,以回饋大眾的期待。

近年來藉由各大管理教育機構大力的引進與推行之下,專案管理的風潮捲台灣各個產業界,PMP (Project Management Professional專案管理師) 證照的價值也備受重視。在這樣的氛圍下,容易讓人誤以為專案管理是一門專業、高深的管理學科,是高階管理者才需要接觸與具備的管理知識。其實專案隨時都在發生,專案管理也不是太高階的學問。

要細談專案管理之前,首先要先了解甚麼是專案? 依據PMI註1 (Project Management Institute 專案管理協會)的定義,專案具備以下三個特徵:

  • 臨時性 - 每一個專案都是臨時的任務,具有明確的開始時間與結束時間。
  • 獨特性 - 發起一個專案必有其獨特的目的需求,專案結束時也必定需要產出滿足其需求的成果。
  • 逐步完善性 - 在專案生命週期中,不斷的將初步的需求構想轉化為詳細的計劃,並在執行期間監控產出品質以持續改善專案成果。

任何工作任務,只要具備以上三個特徵都可以被視為是一個專案。例如建構一間工廠廠房:必定需要一個啟動點,發起人也會要求相對的完成期限 ; 目的就是要產出一棟滿足組織需求的廠房 ; 在專案過程中,專案團隊會持續對於「廠房」的實質要求取得更加明確的資訊 (例如:需要考量到環境管理、消防安全以及產線規劃等等配置),也會進一步規劃並修正廠房主體內/外部的細部裝潢,最終希望產出一棟符合利害關係人所需求的廠房。

再如安排一場燭光晚餐:需要一個意念的啟動點,當然也會有一個計劃的執行時間 ; 目的就是要獲得目標對象的歡心或給予驚喜,隨著規劃活動的進行,會逐步決定要吃甚麼料理、安排哪一家餐廳、交通的動線安排、用餐期間的驚喜以及用餐後的後續活動等…; 最終產出就是一場令人難以忘懷的晚宴。所以俯拾皆是專案,每一個人隨時都有專案在進行中。

既然專案隨時都碰得到,那到底執行成效如何?是否令人滿意?很遺憾的是,依據一般產業研究統計,業界執行的專案70%以上無法如預期、如預算的完成,其中更有30%以上是以失敗告終。根據當代專案學者James P. Lewis針對美國各種專案類型的觀察結果註二,單以美國一年六千億美元的各種類型專案開發來計算,因為專案失敗所造成的損失浪費,就高達一千八百億美元。這個數字的確令人咋舌,也難怪近年來對於有效管理專案的需求一直持續升高了。

專案之所以失敗並不是因為管理專案很困難,而是大多數的專案團隊與專案管理人員並不了解專案管理有別於一般營運管理,遇到問題總是以一般管理手法介入其中;或是僅依照自己在工作經驗中所學的管理技能強行管理專案,導致治標而不治本。往往花費大量資源與心力解決目前手上棘手的問題,卻無法阻止源源不斷的問題再次發生。下一次將介紹在各個產業中導致專案失敗的共同原因以及如何應用PMI所推薦的專案管理手法來解決問題,提高專案的成功率。

註一:PMI (Project Management Institute 美國專案管理學會) 成立於1969年,由PMI發起編寫的PMBOK是目前專案管理領域內的全為指南

註二:參考James P. Lewis, 2003. Fundamentals of Project Management, 2nd. 中文譯本:我懂了!專案管理